Заповнення трудових книжок, вкладишів до них, видача трудової книжки у разі звільнення, видача дубліката трудової книжки, розрахунки, умови зберігання та обліку трудових книжок обумовлені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 року №58 зі змінами від 26.03.1996 року №29.Дані про працівника — прізвище, ім'я, по батькові, який уперше приступає до роботи, вносяться на титульну сторінку трудової книжки без скорочень відповідно до паспорта (свідоцтва про народження). Зміна записів титульної сторінки щодо прізвища, імені, по батькові відбувається на підставі свідоцтв про шлюб, про розлучення, про зміну прізвища, імені, по батькові, паспорта. Посилання на підставу змін вноситься на внутрішньому боці обкладинки із зазначенням назви документа, серії, номера; органу, який видав документ та дати видачі. Записи завіряються підписом відповідальної особи за ведення трудових книжок та печаткою.
До трудової книжки вносяться дані про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.
Окремим рядком вносяться позначки про час проходження служби у Збройних силах України, інших військових формуваннях, органах внутрішніх справ із зазначенням дати призову та звільнення. Час навчання в ПТУ, навчальних комбінатах, центрах, курсах, вищих навчальних закладах, перебування в аспірантурі, клінічній ординатурі вноситься до трудових книжок.
Час догляду за інвалідом І групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років; пенсіонером та людиною похилого віку (80 років), що, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, також вноситься до трудової книжки на підставі медичних довідок.
Державною службою зайнятості заноситься до трудових книжок безробітним час одержання допомоги по безробіттю, початок виплати та припинення її.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підпри-ємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Інструкція про ведення трудових книжок доповнена новим пунктом 2.20-1, у якому зазначається, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії, тощо), зберігаються безпосередньо у працівників. Зазначені в першому абзаці цього пункту фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис: "Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначається дата та номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості), при цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: трудовий договір (номер), "зареєстрований" (дата), а при звільненні — запис "звільнений з роботи" (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України), при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: "трудовий договір (номер) знято з реєстрації" (дата). Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчується його печаткою.
Трудових книжок не мають громадяни-підприємці, ті, хто використовує працю фізичних осіб на умовах найму, і ті, котрі займаються індивідуальною підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності фізичної особи та виключно її праці.
Не ведуться трудові книжки на працівників, які працюють за укладеними цивільно-правовими договорами для виконання певних обсягів робіт.
Запис у трудових книжках щодо безперервного стажу роботи на теперішній час втратив чинність (крім випадків щодо обчислення стажу державної служби для визначення грошової винагороди).
Занесення даних про нагородження та заохочення в трудових книжках відокремлено за розділами.
Якщо всі відповідні сторінки трудової книжки заповнені, вшивається вкладка нового зразка, а на титульній сторінці основної книжки робиться відповідний запис із зазначенням серії та номера вкладки.
Особа, яка втратила трудову книжку, подає письмову заяву керівнику за останнім місцем роботи. У термін не пізніше 25 днів, а на практиці, за бажанням працівника, дублікат трудової книжки може видаватися відразу для подальшого працевлаштування. На титульній сторінці трудової книжки вноситься запис "Дублікат".
Якщо трудова книжка пошкоджена, також виписується дублікат, а на пошкодженій книжці робиться запис: "Замість видано дублікат".
Виправлення неправильних записів у трудовій книжці здійснюється внесенням такого формулювання: "Запис під №.....є недійсним", а далі вноситься правильний відповідний запис. Не допускається в трудових книжках виправлень шляхом підтирання, закреслення, заклеювання.
При звільненні працівника наявність матеріальної заборгованості перед підприємством не є підставою для затримання видачі його трудової книжки. День звільнення є останнім робочим днем (або днем відпустки, якщо за бажанням працівника було надано відпустку з подальшим звільненням).
Т.ДІГТЯРЕНКО,
начальник юридичного відділу Кіровоградського міськрайонного центру зайнятості
