Законодавчо врегульовують систему подання звітів в електронній формі до Пенсійного фонду України Закони України: „Про електронні документи та електронний документообіг”, „Про електронний цифровий підпис”, „Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”; Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі.
Розвиток системи подання звітів в електронній формі має багато цілей:
- зменшення матеріальних ресурсів та часу на підготовку та подання звітів страхувальником;
- зменшення часу на обробку звітів органами Пенсійного фонду;
- запровадження електронного документообігу між Пенсійним фондом і страхувальниками;
- зменшення кількості помилок у звітах страхувальників.
Зменшення часу на підготовку звітів страхувальником та обробку Пенсійним фондом особливо важливе у зв’язку із перспективою запровадження другого – накопичувального рівня системи загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, однією з головних умов створення якого є своєчасне надходження персоніфікованої інформації про перераховані кошти. Підґрунтям для накопичувального рівня стала запроваджена з 1 січня 2010 року щомісячна єдина консолідована звітність до Пенсійного фонду України. Обробка великого обсягу даних, які щомісячно надходять до системи персоніфікованого обліку, потребує великих ресурсів – робочих місць, часу, відповідних технічних засобів. Але кількість необхідних ресурсів можна зменшити шляхом подальшого розвитку Системи подання звітів в електронній формі.
Сьогодні Пенсійний фонд приймає звіти до системи персоніфікованого обліку від страхувальників, які мають більше 10 найманих працівників, обов’язково на електронних носіях. Але при цьому з наданням паперового оригіналу. Оригінальним є саме паперовий документ. В системі подання звітів в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису оригіналом є електронний документ, що надійшов від страхувальника.
Для формування та подання платниками звітів до територіальних управлінь Пенсійного фонду України Інформаційним центром персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України розроблено програмне забезпечення «Автоматизоване робоче місце – Звіт Страхувальника» (АРМ ЗС). В АРМ ЗС реалізована уніфікація з метою формування всіх видів звітів до Пенсійного фонду. Для спрощення процедури формування страхувальником інформації розроблено механізм завантаження даних з програм, що використовуються бухгалтерами підприємств для розрахунку заробітної плати. Звичайно, Система подання звітів в електронній формі Пенсійного фонду України буде динамічно розвиватися та розширюватися. Але вона вже успішно функціонує, зокрема, у м. Кіровограді. Вже зараз можливістю подавати звіти з використанням електронного цифрового підпису у нашому місті скористався кожен четвертий страхувальник.
Як слід діяти, щоб надавати звіти до Пенсійного фонду України в електронному вигляді: підключитися до мережі Internet; безкоштовно отримати в територіальному управлінні Фонду в Кіровоградській області за місцем узяття на облік програмний комплекс «АРМ – Звіт Страхувальника»; отримати спеціалізоване програмне забезпечення для накладання електронного цифрового підпису та криптографічного захисту інформації, дійсні посилені сертифікати відкритих ключів електронного цифрового підпису, які сформовані виключно одним з акредитованих центрів сертифікації.
Детальну інформацію про Систему подання звітів в електронній формі можливо отримати в управлінні Пенсійного фонду України в м. Кіровограді за адресою: вул. 50 років Жовтня, 4.
